Obvestila o odmeri letnega dopusta v gospodarskih družbah

22. 03. 2022

5 0
Koristnost članka
5 oseb je članek označilo kot koristen.

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 15. 3. 2022, www.findinfo.si, Avtor: Simona Matko Počivalšek

Podjetja morajo po zakonu vročiti obvestila o odmeri letnega dopusta za tekoče koledarsko leto vsem zaposlenim do 31. marca za tekoče leto. Predpriprava podatkov za odmero o letnem dopustu je osnova in izhodišče tudi za obračun in izplačilo regresa za letni dopust, ki ga morajo delodajalci obračunati in izplačati do 1. julija prav tako za tekoče koledarsko leto. V primeru likvidnostih težav, ki jih je potrebno evidentirati in dokazovati pa se lahko ta rok za izplačilo regresa za letni dopust zamakne najkasneje do 1. novembra tekočega leta.

Pri odmeri in pripravi podatkov za letni dopust je potrebno upoštevati izhodiščni Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki opredeljuje pravila izračuna letnega dopusta in dodatne pogoje. V podjetjih, ki jih zavezuje kolektivna pogodba bodo pri izračunu letnega dopusta izhajali iz kolektivne pogodbe, ali iz internih aktov, ki so za delavca ugodnejši. Torej, kolektivna pogodba opredeljuje minimalne pravice delavcev, še vedno pa lahko podjetje v svojih internih aktih ali v pogodbi o zaposlitvi opredeli bistveno boljše pogoje za odmero letnega dopusta. Tako veliko podjetji v praksi opredeli dodatne dneve letnega dopusta za težke pogoje dela kot so npr. delo v vročih prostorih, delo na visoko zahtevnih delovnih mestih in podobno. Višina števila dni letnega dopusta za dodatne pogoje dela ni opredeljena in je izbire prosta, razen v primeru, kadar kolektivna pogodba navaja določene pogoje dela, npr. izmensko delo, delo v turnusu in podobno.

Letni dopust je torej pravica vsakega zaposlenega in se ji ne more odpovedati. Izplačila neizkoriščenega letnega dopusta niso dovoljena razen v primeru, kadar pride do prekinitve delovnega razmerja. Morebitno izplačilo neizkoriščenega letnega dopusta ob prenehanju delovnega razmerja delodajalec prav tako opredeli v pisnem sporazumu ob prenehanju delovnega razmerja. Prav tako se letni dopust mora koristiti izključno v dnevih in nikakor ne v urah. Obračunski listi za izplačilo plače, kjer obračunamo in prikažemo postavko nadomestila za letni dopust mora biti skladen z dnevnikom delovnih dni in obračunan v urah po dnevih, torej 8, 16, 32 ur ipd.) Obračunske ure letnega dopusta morajo torej biti deljive s številom delovnih ur v enem dnevu. Ko delavec pridobi pravico do letnega dopusta prav tako pridobi pravico do izplačila regresa za letni dopust.

Izhodišče pri odmeri letnega dopusta je osnovni dopust po zakonu ali kolektivni pogodbi. ZDR-1 navaja osnovni dopust v višini štirih tednov v primerjavi s tedenskimi dnevi. Kar v praksi pomeni, če ima delavec pet dnevni tedenski delovnik po pogodbi o zaposlitvi mu pripadajo v tem primeru štirje (4) tedni po 5 delovnih dni, skupaj 20 delovnih dni letnega dopusta. Za primerjavo si poglejmo lestvico za izračun osnovnega dopusta po pogodbi:

  • 3 dni v tednu -> 3dni v tednu X 4 = 12 dni osnovnega dopusta
  • 4 dni v tednu -> 4dni v tednu X 4 = 16 dni osnovnega dopusta
  • 5 dni v tednu -> 5dni v tednu X 4 = 20 dni osnovnega dopusta
  • 6 dni v tednu -> 6 dni v tednu X 4 = 24 dni osnovnega dopusta

Poleg osnovnega dopusta zakon predvideva v določenih izjemah tudi dodatne dneve letnega dopusta. Če izhajamo iz splošnega Zakona o delovnih razmerjih ( ZDR-1) so dodani dnevi letnega dopusta predpisani za:

Po 159. členu ZDR-1 so dodatni 3 dnevi letnega dopusta opredeljeni za:

  • starejšega delavca (od 55 let starosti naprej)
  • Invalida, delavci z najmanj 60% telesno okvaro (odločba ZPIZa in drugo)
  • delavca, ki neguje in varuje otroka, ki potrebuje posebno nego skladno s predpisi (odločba in olajšava A5)
  • dodatni dan za delavca, ki ima otroka, ki še ni dopolnil 15 let

Dodatnih 7 dni za delavca, ki še ni dopolnil 18 let starosti pa je opredeljen v 194. člen ZDR-1.

Prav tako so dodatni dnevi letnega dopusta predpisani za nočno delo in posebne pogoje dela (151. člen ZDR-1), ki pa jih delodajalec lahko prosto oblikuje ali pa jih opredeljuje kolektivna pogodba.

Posebno pozornost se pri odmeri letnega dopusta nameni tudi sorazmernim delom preračunavanja za zaposlene, ki so imeli zaposlitev ali prekinitev zaposlitve znotraj koledarskega leta. Preračun sorazmernega dela dopusta je sledeč.

Primer izračuna sorazmernega dela letnega dopusta

Zaposleni je pričel z delom 22.2.2022 na podlagi pogodbe za nedoločen čas. Kakšen je izračun LD? Zaposlenemu pripada osnovni dopust za 5 dni v tednu, torej skupaj 20 dni. Drugih posebnosti ni.

Osnovni dopust za 5 dnevni delovnik = 20 dni

1/12 od 20 dni = 1,67 dni

Prvi del izračuna je od 1. 3 .2022 do 31. 12. 2022, torej 10/12 = 10*1,67 = 16,67 dni -> v tem primeru zaokrožimo navzgor nad mejo 0,5 = 17 dni.

Za mesec februar = (20 dni celotnega dopusta / 12 mesecev ) / 28 dni v mesecu februarju X 7 dni zaposlitve v februarju 0,42 -> 0 dni. V tem primeru smo zakrožili navzdol.

Meja za zaokrožitev števila dni navzgor ali navzdol pri izračun je 0,5.

Delavec ima v tem primeru odmerjen sorazmerni del letnega dopusta v višini 17 delovnih dni za leto 2022.

Pomemben podatek je tudi, da mora delodajalec zaposlenemu zagotoviti koriščenje letnega dopusta v skupnem delu vsaj dva tedna letnega dopusta, v nasprotnem primeru to predstavlja kršitev.

Kaj bo inšpektor ob inšpekcijskem pregledu najprej preveril?

Inšpektor bo najprej preveril predvsem bistvena določila zakonodaje kot so:

  • Ali je obvestilo bilo izdano v zakonskem predpisanem roku, torej do 31.3.20XX oz. takoj ob nastanku zaposlitve, za tiste zaposlitvi, ki so se zgodile po 31.3.20XX
  • Ali ima delodajalec potrdilo o vročitvi/prejemu obvestila s strani zaposlenega.
  • Ali so izračuni višine letnega dopusta pravilni, predvsem tudi sorazmerni deli.
  • Ali sta bila dva tedna skupaj v enem kosu koriščena znotraj koledarskega leta.

Pri tem se podjetja tudi sprašujejo, kako in na kakšen način vročiti obvestilo o odmeri letnega dopusta zaposlenemu. Je to osebno, po elektronski pošti, po navadni pošti ali kako drugače? Tega zakonodajalec ne predpisuje. V primeru kadar podatke pošiljate na daljavo morate kot delodajalec biti pozorni predvsem na zaščito dokumentov z geslom zaradi varovanja osebnih podatkov in seveda predhodno v primeru e vročanja poskrbeti še za podpisano izjavo s strani zaposlenega, da zaposleni dovoljuje uporabo osebnega e naslova (GDPR Uredba in druga pravila).

Splošno nenapisano pravilo/priporočilo je, da obvestila o odmeri letnega dopusta vročite na enak način kot mesečne plačilne liste skupaj z zagotavljanjem zakonskega vidika.

Obračunsko gledano se letni dopust opredeljuje kot nadomestilo plače in se za izračun osnove preračuna osnova v skladu s 137. členu ZDR-1, ki pravi, da je osnova za izračun nadomestila povprečje zadnjih treh plač delavca pred mesecem nastanka nadomestila, ali bruto osnovna plača po pogodbi, kadar gre za prve zaposlitve in povprečje zadnjih treh mesecev še ni znano. Pri izračunu nadomestila vedno izhajajte iz osnove urne postavke, ki jo preračunate na podlagi povprečnega fonda ur za pretekle tri mesece.

Primer preračuna osnove za nadomestilo letnega dopusta:

Povprečje zadnjih treh mesecev zaposlenega znaša 1.306,67 EUR bruto I. Kako smo prišli do zneska 1.306,67 EUR bruto I ? Letni dopust kot nadomestilo se obračunava za mesec februar 2022. Zaposleni je imel v mesecu februarju 3 dni letnega dopusta.

Plača januar 2022 ->  1.350,00 EUR fond ur 168

Plača december 2021 -> 1.120,00 EUR fond ur 176

Plača november 2021 -> 1.450,00 EUR fond ur 184

Seštevek plač zadnjih treh mesecev je 3.920,00 EUR in seštevek fonda ur je 528 ur.

3.920,00 EUR / 3 meseci -> 1.306,67 EUR povprečna plača zadnjih treh mesecev

3.920,00 EUR / 528 ur -> 7,42 EUR urna postavka

3 dni X 8 ur X 7,42 EUR = 178,18 EUR

Kaj pa minulo delo oz. dodatek za delovno dobo pri izračunu nadomestila? V izračun smo vzeli BRUTO I plačo preteklih treh mesecev, ki je vključevala tudi minulo delo. V tem primeru za LD ne bomo obračunali minulega dela. Torej, izračun minulega dela je odvisen od preračuna urne postavke za izračun nadomestila. Če ste v preračun povprečja zadnjih treh mesecev vključili minulo delo, se v tekočem mesecu obračuna nadomestila, minulo delo za samo nadomestilo ne bo obračunalo. V nasprotnem primeru se bo.

Toliko, kot je zaposlenih, toliko je različnih odmer za letni dopust. Pri večjem številu zaposlenih je smiselno uporabljati ERP sisteme ali druge programske pripomočke, za lažjo in hitrejšo pripravo podatkov. Predvsem zato, da delodajalec zagotovi tudi pravilnost podatkov se v praksi priporoča Pravilnik o izračunavanju letnega dopusta in nadomestila za letni dopust. Pri sestavi pravilnika upoštevajte načelo enakosti in sorazmernosti in predvsem imejte vedno pred očmi to, da so pravila za vse zaposlene enaka, brez diskriminatornih anomalij. In seveda vse dokumente je treba arhivirati in dokumentirati.

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne



Nazaj