10. 01. 2017

Vir in informacije: https://topjob.finance.si/, 2. 1. 2017, Avtor: Lana Dakić

Pravila dostopa do e-pošte in podatkov o obisku spletnih strani delavca

Ali sumite, da zaposleni med delovnim časom igra igrice na spletu? Ste dobili pritožbe podrejenih, da jih sodelavec zasipa z neželeno e-pošto? Veste, kako pravilno ravnati z e-pošto odpuščenega delavca?

Informacijski pooblaščenec (IP) je pred nedavnim objavil smernice glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih (najdete jih na spletu).

V njih med drugim pojasnjujejo, kako naj delodajalci ravnajo s službeno e-pošto, kdaj je dovoljen nadzor in kako je z uporabo spleta na službenih napravah. Ob tem so zapisali, da morajo delodajalci v internih aktih določiti meje pričakovane zasebnosti pri uporabi delovnih sredstev, pri čemer je absolutna prepoved uporabe službenih sredstev v zasebne namene nerealna in zato nesprejemljiva rešitev.

Vpogled v e-pošto le s privolitvijo delavca

Tudi če že v pogodbi o zaposlitvi navedete, da imate kot delodajalec pravico do dostopa do e-pošte, to ne pomeni splošnega pooblastila, da lahko kadarkoli, brez vednosti zaposlenega pregledujete pošto. Informacijski pooblaščenec v smernicah poudarja, da je pregled izjemoma dopusten le, ko se namenov, zaradi katerih se pregled opravi, ne more doseči po drugi, milejši poti. Najustreznejša je zato po njihovem vsakokratna izrecna privolitev zaposlenega ali pridobitev sodne odredbe. Lahko pa delodajalci vpogledajo v prometne podatke, torej podatke o pošiljatelju, datumu in opisu zadeve.

Kako omejiti uporabo službenega e-naslova

Če sumite, da zaposleni pošilja neželena sporočila, ali če se je povečalo število virusov, morda upočasnilo delovanje omrežja, lahko omejite uporabo službenega e-naslova. To lahko po pojasnilih IP storite z omejitvijo velikosti poštnih predalov oziroma skupne velikosti poslane in prejete pošte, ali pa nastavite filtre e-pošte, ki vnaprej preprečujejo določene formate in velikosti priponk.

Ob odhodu delavca zaprite njegov e-naslov

Ko z delavcem pretrgate delovno razmerje, morate zapreti tudi njegov e-poštni predal. Kot opozarja IP, je nedopustno, da bi delodajalec e-naslov nekdanjega delavca ohranil aktiven in preusmeril njegovo pošto na e-naslov drugega zaposlenega. Delodajalci lahko ob zaprtju e-naslova oblikujejo samodejno obvestilo o neobstoju e-naslova in podatkom, kam naj pošiljatelji naslovijo sporočilo. Prav tako ima delavec ob odhodu pravico, da e-pošto izbriše iz predala ali računalnika oziroma jih shrani na drug podatkovni medij in da svoje zasebne stike obvesti, da ta e-naslov ne bo več dostopen.

Če sumite, da bi lahko delavec namerno izbrisal pomembne službene podatke ali jih posredoval naprej, lahko izvedete takšen postopek komisijsko, IP pa priporoča, naj delavec tudi podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več zasebnih podatkov.

IP priporoča skupni poštni predal

Informacijski pooblaščenec priporoča, da delavci ločujejo poslovno elektronsko pošto in vso takšno prejeto pošto prepošljejo v skupni poštni predal. Prav tako priporočajo, da se za splošno korespondenco s strankami in javnostjo uporablja skupne elektronske naslove (denimo info@podjetje.si). Vanj imajo vpogled vsi delavci, vključeni v določen delovni proces.

Določite, kdaj se lahko vpogleda v podatke o obisku spleta

Podatki o obisku spletnih strani so osebni podatki delavca, poudarja IP v smernicah. Zato je vpogled v te podatke dopusten v izjemnih primerih, denimo ob reševanju uporabniških težav, okužbi računalnika zaradi obiska nevarne strani ... Kdaj je dovoljeno vpogledati v podatke, določite v internem aktu. Kaj torej storiti, ko zaposleni prek spleta igrajo igrice? IP priporoča, da se dostop do določenih spletnih strani, ki jih zaposleni ne potrebuje za svoje delo, blokira, a ob tem dodajajo, da je treba razmisliti o smiselnosti in učinkih blokad na splošno organizacijsko klimo.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj