16. 12. 2014

Vir in informacije: Finance, 28. 11. 2014, http://www.finance.si/, Avtor: Miran Varga

Proračunskih uporabnikov v državi je okoli tri tisoč, število njihovih stalnih dobaviteljev pa več kot 20 tisoč; strokovnjaki ocenjujejo, da jih bo v zadnjem mesecu tega leta področje e-računov urejala vsaj tretjina.

Samostojni podjetniki in podjetja v različnem obsegu uporabljajo sodobno tehnologijo. Nekateri med njimi je celo sploh ne. Elektronski račun pa že s svojim imenom daje vedeti, da nastane med elektronskim oblikovanjem dokumentov. V nadaljevanju si lahko ogledate nekaj primerov, kako v zadnjem mesecu dni pred zakonodajnim rokom uvesti rešitev za izdajo e-računov.

Mali izdajatelji z velikimi izzivi

Najmanj pripravljeni na izdajo računov v elektronski obliki so številni kmetje in obrtniki ter samostojni podjetniki. Ti pri svojem delu ne uporabljajo računalnikov in navadno izdajo le manjše število računov na mesec, zato utegne biti za te zahteva za pošiljanje elektronskih računov proračunskim uporabnikom nekoliko večji zalogaj. Ali pa tudi ne.

Vzemimo primer kmeta, ki vrtcu, šoli ali domu starejših občanov prodaja svoje pridelke. Do zdaj je vse račune napisal na roko ali pa jih je celo oblikoval v urejevalniku besedil na računalniku in izpisal na tiskalnik. V zadnjem primeru se zanj prav veliko ne bo spremenilo, saj mu bo na voljo posebna predloga v programu za urejanje dokumentov, ki mu bo omogočala natančen vnos podatkov in shranjevanje e-računa v obliki, primerni za pošiljanje po e-poti oziroma neposredno oddajo na spletnem mestu uprave za javna plačila (UJP). Prav omenjeno spletno mesto se zdi idealna rešitev, saj bo uporabnik preprosto sedel za računalnik, odprl namensko spletno stran UJP, se identificiral (dostop je podobno kot pri spletnem bančništvu omogočen s kvalificiranim digitalnim potrdilom enega od slovenskih overiteljev digitalnih certifikatov), vnesel svoje podatke in znesek, izbral proračunskega uporabnika in poslal e-račun. So pa na Upravi RS za javna plačila (UJP) postavili jasne omejitve pri tako imenovanih malih izdajateljih računov. Ti bodo lahko prek njihove spletne strani vnesli le do pet računov na mesec. Delo z UJP.net spominja na elektronsko bančništvo oziroma plačevanje položnic, le da je tukaj vloga obrnjena. Uporabnik na spletnem mestu vnese ustrezne podatke za izdajo e-računa proračunskemu uporabniku.

Računalnika nevešči uporabniki bodo lahko pooblastili drugo osebo, da zanje izda e-račun. Tako bi lahko v primeru našega kmeta račun oblikovali in na UJP oddali njegovi digitalno pismeni otroci ali znanci oziroma kakšna druga pooblaščena oseba, na primer računovodja. Sodelovanje z računovodskim servisom je tudi ena izmed bolj zanesljivih možnosti, da bo delo z e-računi gladko steklo, vsaj dokler manj vešči uporabniki računalnikov in spleta ne spoznajo, da izdaja e-računov ni pretirano zahtevno opravilo.

Podjetja, ki se še ne gredo e-poslovanja

Strokovnjaki ocenjujejo, da bodo imela podjetja, ki na leto pošljejo ali prejmejo več tisoč ali deset tisoč računov, precej nižje stroške z uporabo e-računa, in sicer od 10 do 15 centov na e-račun.

Proračunski uporabniki smejo e-račun prejeti le prek UJP, neposredna izdaja e-računa ne pride v poštev (izjema so mali izdajatelji). Podjetje lahko e-račun proračunskemu uporabniku pošlje po več poteh. Praksa kaže, da se bo velik delež malih in srednjih podjetij odločil za pošiljanje e-računov prek bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov, kar bo zanje verjetno najlažje, čeprav morda ne najceneje. Tudi v tem primeru bo izdaja e-računa spominjala na delo s spletno banko, zaposleni, ki v podjetju skrbi za finančno poslovanje, pa bo vodil tudi evidenco izdanih (in morebiti tudi prejetih) e-računov. Takšna podjetja se bodo zelo verjetno odločila tudi za storitev elektronske hrambe e-računov, ki jo bo večina bank (samostojno ali skupaj s partnerji) ponudila v okviru svojih storitev. Delo z e-računi tako za podjetje ne bi smelo pomeniti večjega stroška, saj bo denar, ki bi ga porabilo za pripravo in pošiljanje papirnih dokumentov, preprosto namenilo izobraževanju ustrezne osebe.

Nekateri ponudniki rešitev za vodenje poslovanja so v zadnjih letih uvedli storitve programov za vodenje poslovanja iz oblaka, podpirajo tudi izdajo in prejetje e-računov. Programi, ki podjetje stanejo nekaj deset evrov na mesec, samostojnemu podjetniku ali manjšemu podjetju omogočajo lažje vodenje evidence računov in drugih poslovnih virov.

Nekateri informacijsko podporo poslovanja že uporabljajo

Če mala in srednja podjetja pri svojem poslovanju že uporabljajo informacijsko podporo, lahko to prilagodijo za izdajo e-računov. Pri tem morajo paziti le, da nadgradijo obliko računov na standard eSlog 1.5 ali 1.6, zatem pa lahko poiščejo ponudnika storitev e-poti za pošiljanje e-računov UJP. Ti ponudniki so podjetja, ki jim je država zaupala uvedbo sistema za posredovanje e-računov v tako imenovano glavno vozlišče. Za prihodnje izdajatelje e-računov v vrstah malih in srednjih podjetij so namreč že oblikovali več različnih paketov, prilagojenih potrebam teh podjetij.

Podjetja, ki na mesec izdajo 10 do 20 računov, bodo pri teh ponudnikih lahko uporabila storitev, ki jim bo podobno kot UJP malim izdajateljem omogočala uporabo ustreznega spletnega obrazca (ta bo spet podoben elektronski položnici v spletni banki) za izdelavo in pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom in drugim poslovnim subjektom. Zaradi občutne konkurence med ponudniki bo tudi takšno mesečno nadomestilo za storitev sorazmerno nizko, pogosto nižje od desetih evrov.

Izbor ponudnika je prepuščen podjetjem in njihovi lastni presoji, katera rešitev ali storitev je zanje najbolj ugodna ali praktična. Ponudniki informacijske podpore in e-izmenjave ta hip ponujajo pestro ponudbo storitev, mobilnih ter drugih rešitev za izdajo, podpisovanje, kontrolo, vizualizacijo, prevzem, plačilo ter vodenje elektronskih računov. Pomembno je, da se vsako podjetje zaveda možnosti proste izbire rešitev za podporo funkcij priprave, izdaje, distribucije, prevzema in uporabe e-računov.

Veliki zamudniki bodo odprli svojo mošnjo

Večja podjetja, ki še niso uvedla e-poslovanja oziroma izmenjave e-računov, morajo najprej poskrbeti za ureditev elektronskega dela poslovanja. Večina podjetij se v tem primeru obrne na ponudnika IT-rešitev in podpore, pogosto tistega, ki mu že zdaj zagotavlja poslovno programsko opremo, s katero izdaja račune. V večini primerov imajo ponudniki aplikativne podpore že razvite ustrezne nadgradnje - te nekatera podjetja prejmejo brezplačno, druga pa morajo zanje plačati (odvisno pač od obsega in vsebine vzdrževalnih pogodb).

Podjetja z velikim številom mesečno izdanih računov se seveda usmerjajo k vključitvi storitve e-račun v lastno informacijsko okolje in (skoraj) popolni avtomatizaciji. Cilj je namreč urediti delo z e-računi v dokumentnem sistemu, računovodsko-knjigovodski aplikaciji ali vseobsežnem informacijskem sistemu tako, da bo samodejno opravil večino dela ob izdajanju in prejemanju e-računa. Strokovnjaki ocenjujejo, da bodo podjetja, ki na leto pošljejo ali prejmejo več tisoč ali deset tisoč računov, imela precej nižje stroške z uporabo e-računa, in sicer od 10 do 15 centov na e-račun. V omenjenih zneskih pogosto ni vključena storitev varne elektronske hrambe e-računov, ki jih morajo podjetja v skladu z zakonodajo hraniti vsaj 10 oziroma 11 let (v izjemnih primerih pa tudi 20). Podjetja sicer storitev akreditirane hrambe ne potrebujejo zaradi zakonodaje, temveč je ta bolj priporočljiva z vidika obvladovanja tveganj pri informacijski varnosti (tudi e-dokumenti naj bodo na varnem).

Zadrege proračunskih uporabnikov

Tako kot se po tehničnih in organizacijskih sposobnostih med seboj ločijo podjetja, podobno velja tudi za proračunske uporabnike. Ti se pospešeno pripravljajo na zagotavljanje prejemanja e-računov, pri čemer jih večina, predvsem tisti, ki nimajo lastnega oddelka informatike, poišče zunanjo pomoč.

Na pomoč jim priskočijo predvsem ponudniki e-poti ter skrbniki njihove poslovne programske opreme, ki poskrbijo za ustrezno prilagoditev poslovnoinformacijskega sistema ter aplikacij. Proračunski uporabniki, ki pri svojem poslovanju večinoma uporabljajo informacijsko podporo (velika večina), se zato v sistem UJP pogosto prijavljajo kot prejemniki in tudi kot izdajatelji e-računov. Za storitve izmenjave e-računov navadno izberejo ponudnika e-poti, ki zanje opravi tudi prilagoditve e-poti, registracijo v sistemu UJP.net, skupaj s skrbnikom programske opreme pa še prilagoditev posameznih procesov novi obliki e-poslovanja.

Proračunskih uporabnikov v državi je okoli tri tisoč, število njihovih stalnih dobaviteljev pa več kot 20 tisoč. Strokovnjaki ocenjujejo, da jih bo v zadnjem mesecu tega leta področje e-računov urejala vsaj tretjina. V prihodnjem letu, za e-račune prelomnem, pa naj bi proračunski uporabniki prejeli kar od šest do osem milijonov e-računov.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj